Mettre en pratique les principes en matière de partenariats et de collaboration.
Scénario:
L’organisation pour laquelle vous travaillez, La Société de la belle planète Terre, a quelques superbes idées pour l’engagement du public lors de la prochaine Semaine du développement international. Ça tombe bien : vous venez justement de recevoir du financement additionnel pour mettre en œuvre des activités d’engagement du public pour faire de la sensibilisation aux questions environnementales, ce qui est le thème de la Semaine du développement international cette année.
Cependant, en tant que petite organisation il vous serait plus facile de mettre en œuvre vos idées si vous pouviez établir un partenariat avec d’autres organisations, ce qui aurait l’avantage d’accroître votre budget mais aussi de vous donner un coup de main pour l’organisation et le marketing de l’évènement.
Votre Comité de planification connaît quelques personnes au bureau international du Collège de la Vallée souriante, mais lorsque vous avez eu affaire avec ce groupe par le passé vous vous êtes senti complètement dépassé, incapable de faire valoir vos propres idées et de défendre votre position lorsque des décisions étaient prises. Vous savez également que le Collège a déjà un partenariat avec le Conseil international des bonnes œuvres, ce qui complique davantage la situation. Vous êtes d’avis que les trois organisations pourraient avoir un réel impact en renforçant leurs objectifs communs en matière de développement international et d’engagement du public, mais vous avez peur d’être complètement ‘englouti’ par les autres organisations et de courir le risque de ne pas pouvoir atteindre vos propres objectifs.
Vous ne savez pas si les deux autres organisations se rendent compte que, dans vos collaborations passées, votre groupe s’est souvent senti mis à l’écart et a eu l’impression qu’on lui manquait de respect. Vous avez de bonnes compétences organisationnelles et un énorme soutien auprès de la communauté, tandis que les autres organisations sont plus grandes, avec plus d’expérience et davantage d’argent à contribuer pour les activités. Vous partagez des objectifs similaires au niveau de l’engagement du public et du développement international, ainsi qu’une passion pour la protection de l’environnement, ici et à travers le monde.
Après avoir parlé de la situation, votre Comité de planification de la Semaine du développement international décide de mettre en pratique certaines des nouvelles idées que vous avez apprises en matière de partenariats et de collaboration pour l’engagement du public. Le Comité de planification décide de présenter aux deux autres organisations vos idées au sujet d’une collaboration potentielle pour la Semaine du développement international : une grande exposition conjointe ainsi que des activités liées à l’environnement.
Avant de les rencontrer, vous mettez par écrit vos propres ‘règles à suivre’ en identifiant les objectifs communs que vous pensez avoir, les forces de chaque partenaire et le genre d’activités que vous pensez pouvoir entreprendre à trois. Vous identifiez également les fonds dont vous disposez pour l’événement ainsi que les paramètres et les lignes directrices que vous devrez suivre pour utiliser ces fonds. Vous décidez également qu’il est essentiel d’identifier des moyens de parvenir à des consensus lors des réunions pour que toutes et tous se sentent respecté-e-s lorsque des décisions seront prises.
Le Comité de planification de la Société de la belle planète Terre décide également d’identifier à l’avance des enjeux qui pourraient être conflictuels et de clarifier sa propre position par rapport à ces enjeux de manière à se sentir préparé à y faire face le moment venu. Vous avez réfléchi aux échéanciers et à un protocole de communication. Étant donné que votre financement est lié à l’atteinte de résultats, vous avez également préparé une ébauche d’outil d’évaluation que vous souhaitez présenter aux organisations partenaires pour que toutes l’utilisent dans le cadre de l’activité. En somme, vous avec réussi à identifier vos propres objectifs, vos attentes et vos rôles et responsabilités, ainsi que ce que vous pouvez contribuer à l’activité.
Vous rencontrez les autres organisations et cette première rencontre se passe étonnamment bien. Elles apprécient le fait que votre organisation ait pris le temps d’identifier ses propres objectifs et attentes, et qu’elle soit prête à déterminer la meilleure façon de travailler ensemble et de permettre au Collège et au Conseil d’aider la Société de la belle planète Terre à atteindre ses objectifs tout en contribuant à faire avancer les leurs. Il y a bien quelques questions qui posent problème, mais le fait de les avoir identifiées d’emblée vous permet d’en discuter et de parvenir à un consensus. Le groupe a hâte d’organiser un superbe événement pour la Semaine internationale du développement international. Vous planifiez d’autres réunions.
Analyse:
La Société de la belle planète Terre, tout comme beaucoup de petites organisations, a parfois l’impression d’avoir à se battre pour se faire entendre lorsqu’elle travaille en partenariat avec d’autres organisations. Ayant vécu quelques expériences négatives en matière de partenariats par le passé, l’organisation a conclu que la meilleure défense était de bien se préparer avant de négocier des partenariats. L’organisation a suivi les bonnes pratiques suivantes en matière d’établissement de partenariats, notamment:
a) En se penchant sur ses propres objectifs, sa vision, ses lignes directrices et sa structure organisationnelle pour s’assurer de bien connaître ses propre paramètres organisationnels. Elle a également passé en revue les objectifs et les buts de ses partenaires potentiels pour s’assurer d’avoir un certain terrain d’entente en matière d’engagement du public.
b) En s’assurant de bien déterminer quel type d’activité elle souhaitait mettre en œuvre. L’organisation a préparé les objectifs, les buts, l’échéancier et les paramètres de l’activité qu’elle souhaitait réaliser en partenariat, et a identifié ce qu’elle pourrait y contribuer. Elle a également identifié ce qu’elle espérait que les autres organisations puissent contribuer, tout en leur laissant l’occasion de proposer leurs propres idées.
c) Pour éviter des conflits en raison d’une impression de ne pas être écoutée, l’organisation a identifié certaines pratiques pour parvenir efficacement à des consensus et était prête à les mettre en œuvre durant les réunions si le besoin se faisait sentir.
d) L’organisation a également identifié les enjeux qui pourraient surgir au sujet du financement – elle connaissant précisément ses propres paramètres en matière de reddition de comptes et savait clairement ce qu’elle espérait que les autres organisations puissent contribuer.
e) Elle a établi un bon plan de communication pour leur activité conjointe.
f) Elle a également identifié une façon d’évaluer l’activité et le processus de collaboration / partenariat en tant que tel de manière à recueillir de l’information pour leur prochain évènement.
