À faire:
- Ayez à l’esprit les ressources de l’organisation dès l’étape de la planification (les personnes, l’argent et le temps). En choisissant vos indicateurs et vos sources de données, pensez aux ressources nécessaires pour recueillir concrètement ces données et en tirer des rapports. N’oubliez pas les ressources nécessaires pour procéder à des évaluations à différentes étapes du projet, notamment à mi-parcours et à la fin.
- Rappelez-vous que le suivi et l’évaluation sont un processus continu qui permet à votre organisation d’apprendre en même temps qu’elle mesure les étapes à franchir pour atteindre ses objectifs à long terme. Il importe également de songer, dans l’allocation des ressources, que le suivi et l’évaluation se poursuivront après qu’un projet particulier sera terminé (impact à long terme).
- Définissez les rôles des membres du personnel et des bénévoles dans la réalisation du suivi et de l’évaluation. Précisez qui sera responsable de la collecte des données, de leur analyse, de la préparation des rapports, etc., et organisez en conséquence le temps du personnel et des bénévoles. Il faut que quelqu’un soit responsable de l’évaluation pour veiller à ce que tout ce qui doit être fait se fasse bien. Cette personne devra pouvoir compter sur l’aide d’autres membres importants de l’équipe. Ces responsabilités doivent être définies clairement dès le départ, à l’étape de la planification du projet d’engagement du public, et doivent être reconnues et appréciées régulièrement par l’ensemble de l’organisation.
À ne pas faire
- Ne sous-estimez pas le temps et les ressources nécessaires pour réaliser vos activités de suivi et d’évaluation. Si vos plans ne sont pas réalistes, la quantité et la qualité de vos données vont en souffrir.
- N’oubliez pas de confier à un-e responsable la direction du suivi et de l’évaluation. Ce qui est la responsabilité d’un peu tout le monde finit souvent par n’être fait par personne.
- Ne renoncez pas à l’évaluation parce que vous ne croyez pas avoir la compétence ou les ressources pour la réaliser.
Point de vue pratique
« J’ai participé à des évaluations avec des budgets qui allaient de 1000 $ à plusieurs centaines de milliers de dollars. Une évaluation à petit budget n’est pas nécessairement moins utile, mais elle exige souvent que les organisations définissent précisément ce qu’elles veulent mesurer et la meilleure façon pour elles de le mesurer compte tenu des ressources dont elles disposent. Par exemple, au lieu de procéder à un sondage à grande échelle de tous les participant-e-s au programme d’engagement du public, l’organisation peut choisir de tenir un groupe de discussion à plus petite échelle avec quelque participant-e-s pour recueillir leurs réactions. »
– Spécialiste en suivi-évaluation« À l’étape de la planification de chaque activité d’engagement du public, nous précisons qui est responsable de coordonner l’activité et qui va l’appuyer. Ensemble, le groupe se met d’accord sur les objectifs, le public cible, les échéances, les méthodes d’évaluation et les responsabilités. La personne coordonnatrice consigne le tout dans un « mandat » pour l’activité, et ce document devient la référence pour toutes les personnes concernées. La même personne veillera à ce que l’activité soit organisée conformément à ce qui a été décidé au départ, elle appuiera les membres de l’équipe dans ce qu’ils ont à faire (souvent à l’aide de rappels) et elle rédigera le rapport final, ce qui comprend la compilation des données d’évaluation que tout le monde lui aura fournies. Cette façon de faire fonctionne très bien pour nous et fait en sorte qu’on n’oublie rien. »
-Spécialiste en communications pour une grosse ONG
